Datenschutzerklärung

Das Wichtigste in Kürze

• Delfevo ist eine Plattform für Trainerinnen, Trainer und Schwimmvereine: Trainingsplanung, Erfassung und Wettkampf.
• Die Startseite arbeitet ohne Cookies, ohne Zähler, ohne Werbung und ohne Inhalte fremder Anbieter.
• In der App setzen wir ein einziges Cookie: das Anmelde-Cookie „session“.
• Die Daten eines Vereins (zum Beispiel zu Sportlerinnen und Sportlern) gehören dem Verein. Der Betreiber verarbeitet sie nur in dessen Auftrag.
• Die KI-Funktionen sind optional. An die KI gehen keine Namen von Sportlerinnen und Sportlern.

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Internetseiten delfevo.de und app.delfevo.de und für den Betrieb der Plattform ist:

Für die Daten, die ein Verein in der App verarbeitet (insbesondere zu seinen Sportlerinnen und Sportlern sowie Trainerinnen und Trainern), ist der jeweilige Verein verantwortlich. Der Betreiber verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag des Vereins und nach dessen Weisung (Art. 28 DSGVO); mit jedem Verein besteht dazu eine Vereinbarung. Bei Fragen zu Ihren Daten im Verein wenden Sie sich bitte zuerst an Ihren Verein. Wir helfen ihm, Ihre Anfrage zu beantworten.

2. Besuch der Startseite und der Anmeldeseite

Wenn Sie delfevo.de oder app.delfevo.de aufrufen, übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Verbindungsdaten an unseren Server: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse sowie Angaben zu Browser und Gerät. Wir benötigen sie, um die Seite auszuliefern und den Server zu schützen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb). Der Webserver führt keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen.

Die Startseite verwendet keine Cookies, keine Analyse- oder Zählwerkzeuge und keine Werbung. Schriften, Bilder und Skripte kommen von unserem eigenen Server; es werden keine Inhalte fremder Anbieter nachgeladen.

Wenn Sie uns schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO). Wir löschen sie, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

3. Anmeldung und Konto

Für den Zugang zur App legt der Verein ein Konto an. Dafür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Rolle (Admin oder Trainer:in), die Zugehörigkeit zu Ihrem Verein und Ihr Passwort. Das Passwort speichern wir nie im Klartext, sondern nur als nicht umkehrbaren Prüfwert (bcrypt). Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsverhältnisses auf Weisung des Vereins (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO).

Anmelde-Cookie: Nach der Anmeldung speichert Ihr Browser das Cookie „session“. Es enthält eine signierte Kennung Ihres Kontos und Ihrer Rolle, ist für Skripte nicht lesbar (HttpOnly), wird nur über verschlüsselte Verbindungen gesendet und nicht an andere Seiten weitergegeben (SameSite). Es gilt höchstens 30 Tage oder bis zur Abmeldung. Es ist für den gewünschten Dienst unbedingt erforderlich; eine Einwilligung ist dafür nicht nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Schutz vor Durchprobieren: Bei falschen Anmeldungen zählt die App im Arbeitsspeicher mit, wie oft es für eine E-Mail-Adresse und wie oft es von derselben Absender-Adresse (IP-Adresse) schiefging. Nach 8 Fehlversuchen für eine E-Mail-Adresse oder 40 von einer Absender-Adresse ist die Anmeldung 15 Minuten gesperrt. Diese Zähler werden nicht dauerhaft gespeichert; ein Neustart des Servers löscht sie. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Schutz Ihres Kontos).

Betreiber-Protokoll: Verwaltungsaktionen des Betreibers (zum Beispiel einen Verein anlegen, sperren oder löschen) werden mit Zeitpunkt, Konto und Verein protokolliert, ohne Passwörter und ohne Einladungslinks. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Nachvollziehbarkeit und Sicherheit des Betriebs).

4. Daten in der Vereinsdatenbank (verantwortlich ist der Verein)

Ein Verein kann in der App folgende Daten verarbeiten:

• Sportlerinnen und Sportler: Vor- und Nachname, Jahrgang, DSV-Id, Zuordnung zu Mannschaft und Untergruppe, ob aktiv. Bei Nachwuchs optional eine grobe Einschätzung der Trainerin oder des Trainers zur Entwicklung; sie dient nur Hinweisen und der Gruppeneinteilung und wird nie an die KI gesendet, in Pläne oder in Ausdrucke übernommen.
• Training: Anwesenheit, trainierte Meter, Bemerkungen zur Einheit, Trainingspläne, Rückmeldungen zu Plänen.
• Wettkampf: Termine, Meldungen und Starts, Ergebnisse und Bestzeiten.
• Trainerinnen und Trainer: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Rechte.

Jeder Verein hat eine eigene Datenbank, getrennt von allen anderen Vereinen. Ein Konto gehört genau einem Verein. Wer welche Daten sieht und ändert, regeln Rollen und Rechte des Vereins. Der Betreiber hat in der App kein Konto für Vereinsdaten.

Viele Sportlerinnen und Sportler sind minderjährig. Der Verein stellt sicher, dass er ihre Daten rechtmäßig verarbeitet (zum Beispiel auf Grundlage der Mitgliedschaft oder einer Einwilligung der Sorgeberechtigten) und die Betroffenen und Sorgeberechtigten informiert. Die Rechtsgrundlage legt der Verein fest, er informiert Sie in seiner eigenen Datenschutzerklärung.

Hochgeladene Dateien (zum Beispiel Meldeergebnisse als PDF oder Ergebnislisten) werden nur zum Einlesen verarbeitet und nicht gespeichert; übernommen werden die Daten, die der Verein auswählt. Auf Wunsch eines Vereins ruft der Server die öffentliche Terminseite des Vereins bei WebClub ab (nur Termine, keine Personendaten).

5. KI-Funktionen (optional)

Die App kann auf Wunsch Vorschläge für Rahmentrainingspläne, Trainingspläne, Saisons und die Trainingsphilosophie mit Hilfe einer KI erstellen. Dazu senden wir eine Anfrage an Anthropic (Anbieter der KI „Claude“), das im Auftrag verarbeitet. Ohne die KI planen Sie wie bisher von Hand; die übrigen Funktionen bleiben unverändert.

Gesendet werden: Name der Mannschaft, Phase und Ziele der Saison, Termine und Namen von Wettkämpfen, Ort und Dauer der Einheit, Übungen und Serien aus der Bibliothek, zusammengefasste Leistungsstände der Gruppe ohne Namen sowie freie Texte, die Trainerinnen und Trainer selbst eingeben (zum Beispiel die Trainingsphilosophie oder zusätzliche Ziele).

Nicht gesendet werden: Namen, Jahrgänge oder DSV-Ids von Sportlerinnen und Sportlern, E-Mail-Adressen, Passwörter. Bitte tragen Sie in freie Textfelder keine personenbezogenen Daten ein, sie gehen unverändert an die KI.

Die Antworten speichern wir in der Datenbank des Vereins (Antworttext, Verbrauch an Eingabe- und Ausgabeeinheiten, Dauer, Prüfergebnis). Je Verein und Monat zählen wir, wie oft die KI genutzt wurde. Anthropic hat seinen Sitz in den USA. Soweit dabei personenbezogene Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union übermittelt werden, geschieht das auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln). Einzelheiten zur Verarbeitung durch den Anbieter finden Sie in dessen Datenschutzhinweisen.

6. Hosting und weitere Empfänger

Die Plattform läuft auf einem virtuellen Server von One.com in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union. Auch die Internetadressen (Domains) und deren Namensserver liegen bei One.com. Mit One.com besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Die Zertifikate für die verschlüsselte Verbindung (HTTPS) stellt Let’s Encrypt für unsere Internetadressen aus; dabei werden keine Daten von Besucherinnen und Besuchern übermittelt.

Weitere Empfänger gibt es nicht: Die App versendet keine E-Mails und nutzt keine Analyse-, Werbe- oder Zahlungsdienste. Außer Anthropic (Abschnitt 5) und der Abfrage der Terminseite eines Vereins (Abschnitt 4) ruft die App keine fremden Dienste auf.

7. Sicherungskopien

Wir sichern die Datenbanken regelmäßig. Auf dem Server bleiben je Verein die letzten 7 Sicherungen, ältere werden gelöscht. Zusätzlich liegt eine verschlüsselte Kopie an einem zweiten Ort, die nur der Betreiber öffnen kann; sie wird regelmäßig erneuert. Löscht ein Verein sein Konto samt Daten, werden seine Daten und seine Sicherungen auf dem Server endgültig entfernt; ausgelagerte Kopien enthalten den Verein bis zu ihrer nächsten Erneuerung noch.

8. Wie lange speichern wir Daten?

• Konten: solange der Zugang besteht. Der Verein kann Konten jederzeit entfernen.
• Daten eines Vereins: solange der Verein sie braucht; der Verein entscheidet über das Löschen. Wird der Verein gelöscht, entfernen wir alle seine Daten endgültig.
• Anmelde-Cookie: bis zu 30 Tage oder bis zur Abmeldung.
• Zähler der Anmeldebremse: höchstens 15 Minuten, nur im Arbeitsspeicher.
• Verbindungsdaten beim Aufruf der Seiten: keine dauerhafte Speicherung.

9. Einstellungen auf Ihrem Gerät

Die App merkt sich in Ihrem Browser (lokaler Speicher) zwei Einstellungen, ausschließlich auf Ihrem Gerät und ohne Übertragung an den Server: Ihre Auswahl für die Druckansicht von Trainingsplänen und die Zuordnung der Spalten bei Listen-Importen. Sie enthalten keine Namen oder Konten. Sie können sie über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

10. Sicherheit

• Die Verbindung zur Plattform ist verschlüsselt (HTTPS, mit Vorgabe an den Browser, nur verschlüsselt zu verbinden).
• Passwörter werden nur als nicht umkehrbarer Prüfwert gespeichert. Ändert eine Admin-Person das Passwort eines Kontos, enden alle früheren Anmeldungen dieses Kontos sofort.
• Die Daten jedes Vereins liegen in einer eigenen Datenbank, der Zugriff läuft über Rollen und Rechte.
• Der Zugriff auf den Server ist auf den Betreiber beschränkt und nur über abgesicherte Verbindungen möglich.

11. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen, bei Vereinsdaten gegenüber Ihrem Verein, folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Schreiben Sie dazu an kontakt.delfevo@gmail.com. Wenn die Anfrage Daten Ihres Vereins betrifft, leiten wir sie an den Verein weiter oder unterstützen ihn bei der Antwort.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der Behörde an Ihrem Wohnort oder am Sitz des Verantwortlichen.

12. Stand dieser Erklärung

Stand: 1. November 2026. Wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert, passen wir diese Erklärung an. Die jeweils gültige Fassung steht immer auf dieser Seite.